#1. 회사에서 사용하는 공용 프로그램 계정 정보는 공유해도 된다?
정답은 X!
요즘 대부분의 기업은 공유 드라이브, 메신저, 화상회의, 문서 작성, 디자인, 코딩 등 다양한 업무에 협업 툴을 활발하게 사용해요. 그런데 일부 기업에서는 제한된 예산이나 관리의 이유로 하나의 계정 정보를 여러 구성원이 공유하는데요. 특히 웹사이트나 소셜미디어 채널의 관리자 계정 비밀번호를 적은 문서를 부서 전체가 공유하는 경우도 흔하죠. 하지만 하나의 계정 정보를 여럿이 공유하는 것은 기업 보안에 큰 위협이 될 수 있어요.
✔ 계정 정보의 외부 유출
우선 계정 정보가 외부인에게 유출되기 쉽고, 어떤 경로로 유출되었는지 확인이 어려워요.
✔ 책임 소재 불분명
만약 중요한 보안 사고가 발생하더라도 누가, 언제, 어떤 행동을 했는지 추적하기가 어려워요. 내부자의 실수인지, 악의적 행동인지, 퇴사자나 외부자의 행동인지 사용자 구분이 불가하죠.
#2. PC에 비밀번호 걸어 놨다면, 매일 쓰는 프로그램은 자동 로그인해도 안전하다?
정답은 X!
매일 사용하는 메신저나 이메일, 각종 업무 프로그램은 자동 로그인으로 설정해 두면 편리해요. 매번 아이디와 비밀번호를 입력하는 수고와 시간을 아낄 수 있고, 혹시 계정 정보를 잊어버리더라도 바로 사용할 수 있기 때문이죠. 많은 사람들이 ‘개인이 사용하는 기기에 비밀번호를 걸어 두었다면 어차피 본인 외엔 못 쓰는 것 아닌가?’ 생각하지만, 안타깝게도 이런 행위는 집 대문만 잠근 채 현관문부터 방문, 창문 다 열어놓고 안심하고 있는 것과 같아요. 그래서 지금 필요한 건 편리함과 보안을 동시에 지킬 수 있는 새로운 방법이에요.
✔ 물리적 접근만 성공해도 내부 시스템 접근 가능
사무실이나 회의실, 또는 카페 등 외부에서 잠시 자리를 비운 사이에 타인이 PC에 접근한다면, 모든 프로그램에 제약 없이 접속할 수 있어요.
✔ 저장된 인증정보 탈취
자동 로그인을 설정하려면 각종 프로그램에 계정 정보를 저장해 놔야 하는데요. 이런 정보는 악성 정보나 해킹을 통해 추출할 수 있어요. 특히 크롬이나 엣지와 같은 웹 브라우저에 저장된 비밀번호는 비교적 쉽게 탈취할 수 있죠.
#3. 직원이 퇴사하면 계정 정보를 비활성화해야 한다?
정답은 O!
협업 프로그램의 특징은 인터넷에 연결만 되어 있다면 언제, 어디서나, 어떤 기기로도 데이터에 접근해 손쉽게 열람하고 수정 및 삭제할 수 있다는 건데요. 이런 특징은 장점인 동시에 단점으로 작용할 수 있어요. 직원이 퇴사한 뒤에도 회사 내부 데이터망에 접근할 수 있기 때문이죠. 그래서 퇴사한 직원의 계정 정보는 즉시 비활성화하는 것이 매우 중요해요. 게다가 해커들은 이런 방치된 계정을 파고들어 기업 내부망에 침투하기도 하거든요.
✔ 내부 데이터 유출 방지
퇴사자의 계정이 활성화되어 있으면 내부 데이터에 접근하거나 회사 기밀을 유출할 위험이 있어요. 만약 퇴사 후 정보 유출 등의 보안 사고가 발생하더라도 추적이 어려워 책임 소재를 밝히고 대응하는 것에 제약이 생길 수 있죠.
✔ 라이선스 및 비용 관리
일부 협업 툴은 사용하는 계정 수(직원 수)에 따라 요금을 차등 부과해서 퇴사자의 계정은 비활성화하는 것이 효율적인 비용 관리에 도움이 되죠.
